Doanh nghiệp phải xóa dữ liệu cá nhân người lao động khi chấm dứt hợp đồng

Từ ngày 01/01/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (Luật số 91/2025/QH15) sẽ chính thức có hiệu lực. Đây là mốc quan trọng, đặt ra nghĩa vụ mới cho doanh nghiệp trong việc bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân, đặc biệt là của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng.

Doanh nghiệp phải xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân sau khi chấm dứt hợp đồng

Theo khoản 2, Điều 25 của Luật số 91/2025/QH15, doanh nghiệp có trách nhiệm xóa hoặc hủy toàn bộ dữ liệu cá nhân của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động, trừ khi có quy định khác trong pháp luật hoặc người lao động đồng ý lưu giữ dữ liệu hợp pháp.

Dữ liệu phải xóa bao gồm: thông tin định danh, hồ sơ sức khỏe, dữ liệu sinh trắc học, hình ảnh, email cá nhân, tài khoản ngân hàng cá nhân… nếu không còn mục đích sử dụng hợp pháp.

Nguyên tắc xử lý dữ liệu cá nhân theo luật mới

Luật quy định rõ các nguyên tắc sau:

• Chỉ xử lý dữ liệu đúng mục đích đã được thông báo.
• Phải có sự đồng ý của người lao động nếu sử dụng cho mục đích khác.
• Không được thu thập, chia sẻ hoặc lưu trữ dữ liệu nhạy cảm như vị trí, hình ảnh camera nếu không có cơ sở pháp lý rõ ràng.

Chế tài nếu doanh nghiệp vi phạm

Các hành vi sau đây sẽ bị xử phạt:

• Không xóa dữ liệu cá nhân đúng quy định.
• Tiếp tục sử dụng dữ liệu sau khi hết thời hạn hoặc hết mục đích lưu trữ.
• Chia sẻ, rò rỉ hoặc chuyển dữ liệu trái phép.

Mức xử phạt có thể lên đến 5% tổng doanh thu năm liền kề hoặc bị xử lý hành chính, dân sự tùy mức độ.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước ngày 01/01/2026?

HTIC LAW FIRM khuyến nghị doanh nghiệp nên:

• Rà soát toàn bộ dữ liệu đang lưu trữ liên quan đến người lao động cũ.
• Xây dựng quy trình xóa dữ liệu ngay khi chấm dứt hợp đồng.
• Soạn thảo hoặc cập nhật chính sách bảo mật và bảo vệ dữ liệu nội bộ.
• Đào tạo bộ phận nhân sự – pháp chế về quy định mới.

5. HTIC hỗ trợ gì cho doanh nghiệp?

HTIC LAW FIRM sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc:

• Tư vấn và rà soát quy trình xử lý dữ liệu cá nhân theo đúng luật.
• Soạn mẫu chính sách nội bộ, quy trình xóa/hủy dữ liệu.
• Xử lý tranh chấp pháp lý liên quan đến dữ liệu người lao động.